Het is onze ervaring dat de oorzaak hiervan altijd te herleiden is doordat een tweetal zaken ontbreken:
Ons advies: werk projectmatig.
De duivelse driehoek waar je bij het uitvoeren van projecten mee te maken krijgt bestaan uit de volgende elementen:
De tijd waarbinnen een project opgeleverd moet worden
De mate waarin het project dat realiseert wat het beoogd
Verdeeld in interne en externe kosten, waarbij de interne kosten vaak de uren van de medewerkers zijn die in het project deelnemen
Tijd, Kwaliteit en Geld gaan altijd hand in hand. Als er sneller moet worden “geleverd”(tijd), kan dit niet zonder extra middelen (geld) of moet er concessies worden gedaan aan de uitkomst (kwaliteit).
Als er wordt gekozen om een van te aspecten te wijzigen en de andere niet dan heeft dit altijd gevolgen en meestal voor de kwaliteit. Gedurende het project worden er bijvoorbeeld zaken toegevoegd aan het project zonder extra tijd en geld. Het project moet dan meer “leveren” binnen dezelfde deadline, zonder dat er extra middelen (geld) zijn. Het project is daarmee gedoemd te mislukken.
Projecten die succesvol worden afgerond zijn projecten die binnen de gestelde deadline (tijd) en tegen de vooraf goedgekeurde kosten (geld) dat opleveren wat ze van te voren beloofd hebben (kwaliteit).
Succesvolle projecten hebben de volgende eigenschappen:
Voor aanvang van het project is bepaald wat de aanleiding is (het probleem wat opgelost wordt) en welk meetbaar resultaat er aanwezig is als het project klaar is
Bepaal van te voren welke kosten er aan het project verbonden zijn (zowel intern als extern) maar misschien nog wel belangrijker: wat levert het project op. Start alleen projecten die meer opleveren dan dat ze kosten.
Werk vanuit een duidelijk projectplan waarin aanleiding, resultaat, kosten en tijdsplanning duidelijk omschreven staan
Succesvolle projecten worden continu gemonitord op de duivelse driehoek. Niet alleen door de projectleider of het projectteam, maar juist door iemand van buiten het team.
Ten slot, wees er van bewust dat projecten altijd naast de normale werkzaamheden verricht moeten worden. Wees selectief in het aantal projecten dat gelijktijdig loopt. Liever 3 projecten afronden, dan er 5 starten en niet afmaken.
Komt u er zelf niet uit? Wij vinden het niet normaal leuk om u hierbij te helpen.