Hoezo

'40 KPI's is normaal'.

Logistieke bedrijven en managers zijn gebaat bij het opstellen van doelen en KPI’s. Door op de juiste manier naar de data te kijken, is het onder meer mogelijk om een toekomstige trend te beïnvloeden. Tegenwoordig lijkt echter de hoeveelheid KPI’s belangrijker dan wat er met de uitkomsten gedaan wordt, ziet Bas Koopmanschap van Nextpage.

Met de stijging van de automatiseringsgraad is de hoeveelheid beschikbare data binnen onze sector enorm gegroeid. Data die gebruikt wordt voor het opstellen van KPI’s. Maar meer data resulteert vaak ook in meer KPI’s. Je ziet bij wijze van spreken door de KPI’s het bos niet meer. Gevolg: mensen zijn drukker met het opstellen van de KPI’s dan met het verbeteren van de KPI’s.

Vergelijk dit met de opkomst van de smartphone. Sinds je daarmee ook foto’s kunt maken is het aantal foto’s dat we maken enorm gestegen. Schiet maar raak voor een knaak. Enorme hoeveelheden foto’s staan op onze telefoons, vaak ook nog eens 3 keer dezelfde met maar een minimaal verschil per foto. Weggooien doen we niet. Helaas is het gevolg dat we bijna nooit meer naar onze foto’s kijken. De foto’s verliezen hun waarde. Zo gaat het ook vaak met KPI’s: het hebben lijkt vaak belangrijker dan er iets mee doen.

KPI's gaan niet om cijfers

Het klinkt misschien heel gek, maar bij het goed toepassen van KPI’s gaat het niet om cijfers maar gaat het om mensen. KPI’s zijn namelijk een middel ter ondersteuning van het doel om continu met verbeteringen bezig te zijn. En dat is mensenwerk. KPI’s zijn er dan ook niet om mensen af te rekenen maar om ze te stimuleren om te verbeteren en verantwoordelijkheid te nemen.

In de praktijk ben ik het tegen gekomen dat een opdrachtgever niet tevreden was over één van zijn managers. Hij stuurt onvoldoende op KPI’s vertelde hij mij. Zijn collega doet het veel beter. Toen ik vroeg wat volgens de opdrachtgever het grote verschil was tussen de twee managers en waarom hij ontevreden was, bleek dat het grote verschil het aantal KPI’s betrof. De manager waar de opdrachtgever ontevreden over was had maar 5 KPI’s en de andere manager wel 15. Op verzoek van de opdrachtgever ben ik met beide managers in gesprek te gaan.

Ik begon met de manager met 15 KPI’s. Ik vroeg hem naar zijn KPI’s en waar hij ze voor gebruikte. Door wat door te vragen kwam ik er achter dat hij eigenlijk ook maar 5 KPI’s had. De andere waren in werkelijkheid geen KPI’s maar management informatie die hij voornamelijk gebruikte om te verklaren waarom zijn KPI’s achter bleven. Toen ik hem vroeg wat zijn acties waren om de KPI’s te verbeteren bleef het angstvallig stil. Hij kon er niet veel aan doen. De management informatie liet namelijk zien dat het veelal niet aan hem lag maar aan een ander, en ja die kon hij niet beïnvloeden. Wel vertelde hij dat het elke week weer een hels karwei was om alle data te verzamelen. Het was toch wel veel werk. Aan het einde van de week wist hij pas hoe het de week ervoor gegaan was.

Daarna ging ik met de tweede manager in gesprek. Zijn 5 KPI’s had hij elke maandag om 12:00 uur klaar over de voorgaande week. Op mijn vraag waarom hij maar 5 KPI’s had was hij heel duidelijk. 3 KPI’s zijn mijn indicatoren over hoe het financieel gaat, 2 zijn mijn indicatoren of hoe het kwalitatief gaat. Zo heb ik elke week zicht of ik geld verdien en of mijn klanten tevreden zijn. Vervolgens vroeg ik hem wat hij doet als KPI’s achter blijven. Daarvan liet hij mij een keurig actielijst zien met punten ter verbetering van de KPI’s, wie hiervoor verantwoordelijk was (ook van andere afdelingen) en wanneer deze klaar zouden zijn. Deze actielijst naam hij elke week door met de betrokkenen.

U zult begrijpen dat mijn perceptie van welke manager onvoldoende met KPI’s werkt anders was dan van mijn opdrachtgever.

Less is more

Wanneer je als bedrijf op een goede manier wilt werken met KPI’s zijn er een aantal spelregels die je hierbij kunnen helpen:

KPI’s zijn management informatie

En dus is per definitie de manager verantwoordelijk voor zijn KPI’s. Zowel voor de data die gebruikt wordt (zijn afdeling verzorgt namelijk de data invoer) als ook voor het opstellen van de KPI’s (hij stuurt er zijn afdeling mee). Een controller of boekhouder is dus nooit verantwoordelijk voor KPI’s. Hij kan ze overigens wel (in opdracht van de manager) opstellen.

Less is more

Hoe meer KPI’s hoe minder een manager “in control” is. Bij KPI’s gaat het er namelijk om dat je per afdeling de 2 tot 3 belangrijkste KPI’s bepaald en daarop stuurt. Meer KPI’s leidt alleen maar af en zorgt voor oeverloze discussie.

Het gaat om de trend

KPI’s worden per week opgesteld, toch is het weekresultaat niet heilig. Het gaat om de trend. Een extreem slechte of extreem goede week kan er altijd tussen zitten. Laat je daar niet door afleiden. Een paar slechte weken en dan opeens een goede week is geen reden om de slingers op te hangen. Sterker nog, uitschieters zijn vaak de uitzondering die de regel bevestigen. Zowel in goede als in slechte zin.

Kijk vooruit!

Met KPI’s kijk je achteruit, maar met als doel in de toekomst te verbeteren. Met behulp van KPI’s legt een manager verantwoording af over het presteren van zijn afdeling. Waak ervoor dat het gesprek over de KPI’s alleen gaat over het verklaren waarom de KPI’s de KPI’s zijn. Het gesprek moet er vooral om gaan met welke acties de manager de uitkomsten van de KPI’s in de toekomst gaat beïnvloeden. 

Het zal geen verrassing zijn dat wij vaak en graag bedrijven ondersteunen bij de invoering van KPI's. Wilt u ook op de juiste manier met KPI's werken en uw rendement verbeteren? Neem dan contact op met Bas (06-23626094) of Joris (06-10940254).

Nieuwsberichten

Wellicht ook interessant?

Hoezo 'eenzaam aan de top is normaal'.

Een veel gehoorde opmerking is dat het eenzaam is aan de top. Helemaal niet zo gek, want als

Hoezo '100 emails per dag is normaal'.

Directeuren en managers werken alleen nog maar vanuit outlook en hebben nergens anders tijd voor.

Hoezo 'taken erbij doen is normaal'.

Wie herkent het niet? Je probeert een afspraak met iemand te maken maar als reactie krijg je te
phone-handsetcrossmenuchevron-downarrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram