Deze maand ging mijn printer kapot. Alles is tegenwoordig digitaal, daarom heb ik besloten geen nieuwe printer te kopen. Ik moet toegeven dat ik niet weet hoe lang ik dat ga volhouden. Het drukt je echter wel met de neus op de feiten. Zo vroeg ik me af hoelang het gaat duren voordat de dingen die ‘normaal’ zijn zoals ordners, postbakjes en stapels papier op je bureau niet meer normaal zouden zijn. Afgelopen maand stuurde een leverancier ons nog een papieren factuur. In plaats van digitaal per mail moeten ze eerst een boom omhakken voor in de printer en voor het maken van de envelop. De papieren postzegel is gelukkig al een 9-cijferige code geworden, die je per app kunt downloaden. Hulde aan PostNL! Maar waar moet je met de envelop naar toe? Hetzelfde PostNL heeft namelijk het grootste deel van de brievenbussen laten verdwijnen. Niet omdat het moet, maar omdat het niet meer (uit)kan. Vooruitstrevende organisaties spelen daarom drastisch in op digitalisering. PostNL is er één van. Een andere is de International Road Transport Union (IRU). Zij zien in dat de papieren CMR-vrachtbrief zijn langste tijd gehad heeft. IRU nam afgelopen maand Transfollow over. Transfollow is het Nederlandse initiatief voor een digitale vrachtbrief waarmee verladers, ontvangers en vervoerders hun papieren rompslomp vermijden, maar ook nog eens veel meer real time inzicht krijgen in hun goederenbewegingen. Als het aan de IRU ligt verdwijnt de CMR zo snel mogelijk. Noem het gerust een internationale doorbraak. Immers deze wereldwijde organisatie ondersteunt nu één standaard voor digitale vrachtbrieven. Nu moet het nog gebruikt gaan worden. Er staan al een paar toonaangevende bedrijven in de lijst van deelnemers op de site van Transfollow. Allemaal vooruitziende bedrijven.
De roep om minder papier gaat niet zozeer om duurzaamheid maar veel meer om het optimaliseren van processen. Wie moet namelijk al die papieren vrachtbrieven, bonnen, facturen etc. straks nog printen, controleren en verwerken? Want we krijgen een groot tekort aan arbeidskrachten. Slimme bedrijven zetten hun medewerkers met name in voor het primaire proces. Alle zaken die buiten de core business vallen zouden geautomatiseerd moeten worden. Voor een papieren factuur, vrachtbrief of contract moet je straks wel minimaal 15 euro extra vragen. Het werkelijke probleem los je er echter niet mee op. Printen en enveloppen naar de brievenbus brengen en verwerken kost namelijk naast papier met name heel veel tijd. En het levert je niks op. Ga daarom over op papier vernietigen. Niet met een apparaat, maar als doel. Laat papier zo snel mogelijk uit je bedrijf verdwijnen door het een duidelijke bedrijfsdoelstelling te maken. Betrek zowel je medewerkers bij de realisatie van uw doelstelling als ook je zakelijke relaties.
Ik was verbaasd hoeveel tips ik kreeg om processen razendsnel te digitaliseren. Toen ik een leverancier vertelde dat ik zoveel mogelijk wilde digitaliseren wees hij mij bijvoorbeeld op een simpele app. Daarmee fotografeer je iedere bon voor onderweg gemaakte onkosten, zoals koffie, lunch, diesel etcetera. De afbeelding gaat direct online naar het boekhoudpakket, waar het digitale bankafschrift hem automatisch herkent en afboekt. Papier mag wat mij betreft blijven voor mooie luxe presentaties of een boek, maar niet voor tijd- en geldverslindende administratieve processen.