Hoe komt het, dat ondanks de krapte op de arbeidsmarkt sommige bedrijven toch nog onrendabel managen? Massa’s uren gaan verloren.
Het meest optimale leidinggeven gebeurt in een kleine organisatie, waar alle lijntjes naar de “baas” lopen. Bij een grotere organisatie moeten er autonome afdelingen komen anders wordt de baas de beperkende factor. Al ziet hij dat zelf meestal heel anders. Laat ik een fictief voorbeeld noemen gebaseerd op wat wij in de praktijk regelmatig tegenkomen bij bedrijven.
Jan heeft een logistiek bedrijf. Commercie, planning en financiën worden allemaal door Jan geregeld. Als het bedrijf groter wordt neemt Jan een hoofd planning aan, die de leiding heeft over de 3 planners. En dan begint het. Baas Jan voelt zich nog de baas en grijpt gewoontegetrouw nog steeds in als er iets niet naar zijn zin gaat op de planning. Hij zou daarvoor zijn hoofd planning moeten aanspreken, maar meestal gaat hij direct naar de planners. Korte lijnen is effectiever denkt Jan. Deze medewerkers hebben voor hun gevoel nu twee leidinggevenden. Ze kunnen van zowel Jan als Henk taken en instructies krijgen. Zodra die instructies niet met elkaar overeenkomen begint het gedonder.
Managementoverleg wordt noodzakelijk en veel tussentijds afstemmen tussen Jan en het hoofd planning. Het bedrijf groeit en dus komt er een commercieel directeur. Van klanten komen klachten en wensen over de planning, dus stapt onze commercieel directeur naar de planners om verhaal te halen en nieuwe instructies te geven. De planners hebben nu drie leidinggevenden. De omzet blijft groeien en dus worden tijdige facturering en financiële rapportages belangrijker. Jan neemt een controller aan. Die begint zich met de werkwijze van de planners te bemoeien.
De planners hebben nu vier leidinggevenden. De tegenstrijdige instructies aan deze planners stapelen zich op. Wat nog meer opstapelt is het interne overleg van de baas, de hoofd planning, de commerçant en de controller. Voortdurend uiten ze onderling hun ergernis over die planners en ook over de chauffeurs, warehousemedewerkers et cetera, want daar gaan ze op dezelfde wijze mee om. Voortdurend moeten ze hun instructies aan deze mensen ook op elkaar afstemmen.
De conclusie is dat in veel bedrijven goedbetaalde leidinggevenden veel tijd verspillen met het managen van andermans afdelingen. Ze bedenken gezamenlijk een oplossing voor die onwelwillende medewerkers. Ze stellen een hoofd HRM aan: leidinggevende nummer vijf.
Zowel leidinggevenden als medewerkers vinden deze situatie niet leuk en het bedrijf maakt wel omzet, maar procentueel steeds minder rendement. Bovendien lopen de beste medewerkers door al die bemoeienis als eerste weg en de beste leidinggevenden die niet meer baas zijn over hun eigen afdeling ook. Veel bedrijven kampen op dit moment met deze situatie.
Hoe kun je dit oplossen? Doe als Henry Ford deed in zijn fabriek. Hij verdeelde het werk aan de lopende band in specialismes, die aan elkaar leverden. De een bemoeide zich inhoudelijk niet met het werk van de ander, maar wel met de op te leveren eindkwaliteit van de voorgaande schakel aan de band. Die was immers essentieel om op door te bouwen. Daardoor konden 84 mensen het werk doen dat voorheen met 250 werd gedaan. Dat is bijna een factor 3 efficiënter!
In een bedrijf hoort iedere afdeling een schakel te zijn in de lopende band. Daarbij is een strikte scheiding van verantwoordelijkheden van toepassing. Iedere afdeling heeft een interne klant aan wie ze een deel van de operatie of informatie moeten leveren.
Laat afdelingen of afdelingshoofden zich niet bemoeien met andermans medewerkers maar alleen met de kwaliteit van het op te leveren werk. Iedere medewerker heeft daarbij maar één leidinggevende. Dat laatste is van uit mijn ervaring echt de essentiële sleutel tot een soepel functionerend bedrijf. Pas als de leidinggevende weer de volledige zeggenschap heeft over zijn eigen mensen en de prestaties van zijn afdeling worden bedrijven weer net zo efficiënt als een eenmanszaak.
Gemakkelijk is het zeker niet, maar wel mogelijk en voor bedrijfsrendement en werkplezier zelfs strikt noodzakelijk.