Onze masterclass “Invoeren van KPI’s” noemen wij: Van Hobby naar Sport. Tijdens deze masterclass laat ik altijd twee plaatjes zien van fietsende mensen. Op de ene fietsend in de natuur, vrolijk en ontspannen. Op de andere voorovergebogen op een racefiets ingespannen en competitief. De vraag aan de groep is dan wat het verschil is tussen de ene fietsers en de andere fietsers.
Het goede antwoord is dat de mensen op het eerste plaatje fietsen met als doel een leuke tijd. Fietsen als hobby. Op het tweede plaatje is het doel de snelste tijd, fietsen als sport. Ook dat kan heel leuk zijn, maar het doel is anders. Sterker nog: het doel is een resultaat geworden. Een resultaat is een concreet gemaakt doel. Resultaten zijn altijd meetbaar. Dat is het verschil tussen een hobby en een sport.
Bij alle sporten gaat het om een meetbaar resultaat. Dat kan een snelste tijd zijn, maar ook het verschil tussen de ene ploeg en de andere ploeg. Soms worden zelfs deelresultaten gemeten. Denk aan rondetijden of de snelheid van een bandenwissel bij de Formule 1.
Meten is weten. Maar er is nog iets geks aan de hand met meten. Bij de meeste mensen leidt het meten van hun resultaten tot de neiging om deze te willen verbeteren. Stel iemand fietst regelmatig met veel plezier een rondje om het dorp en op een dag vertel je dat je de tijd hebt gemeten en dat hij er precies 18 minuten en 22 seconden over heeft gedaan. Dan is de kans groot dat diegene het volgende rondje sneller wil afronden. Mijn punt is dat je alleen kunt verbeteren als er aan twee voorwaarden in voldaan:
1: je moet willen verbeteren
2: je moet je resultaat meten
Het gekke is dat veel bedrijven en afdelingen wel voortdurend praten over voorwaarde 1, maar nalaten om het ander (2) te doen. Resultaat meten gaat volgens hen aan de hand van de verlies en winstrekening.
En daar zit nu net de crux. Als je moet wachten op een verlies en winstrekening dan duurt dat meestal een maand, maar ook een kwartaal is geen uitzondering. Dat is nog exclusief de tijd die het kost om dit resultaat uit te rekenen, waar sommige boekhoudafdelingen wel 6 weken over doen. Als je er dan als bedrijf achterkomt, dat al je inspanningen om het resultaat te verbeteren niet hebben geleid tot het verwachtte (gehoopte) resultaat, dan is dat niet alleen een teleurstelling, maar heb je naast geld ook nog tijd verloren.
Het antwoord zit in KPI’s per afdeling. Dat mogen er overigens nooit meer dan drie zijn. Houd de focus op je corebusiness. KPI’s zijn als rondetijden, ze hebben een voorspellende waarde en je kunt er heel snel op sturen. Aan de KPI’s merk je of je goed zit met de door jou ingevoerde acties tot verbetering of juist niet. Iedere KPI kent een doel. Dit is de te halen norm. KPI’s worden altijd uitgedrukt in een lijndiagram (grafiek). In één oogopslag kun je zien of de lijn stijgend is of dalend, of je bijna bij je doel bent of nog lang niet. Er is heel veel te vertellen over het invoeren van KPI’s binnen bedrijven, maar het belangrijkste is het besef dat je bij verbetering van kwaliteit of rendement niet zonder meten kunt.
Veel tijd gaat verloren bij het juist meten van KPI’s. Complete managementinformatiesystemen worden opgetuigd. Terwijl dat helemaal niet nodig is. Financiële medewerkers zijn vaak verantwoordelijk voor het meten en inrichten van de benodigde data. Zij zijn echter gewend dat cijfers altijd exact moeten kloppen. Dat hoeft bij KPI’s helemaal niet. Kleine verschillen in de meting zijn niet erg. Het gaat immer niet om het concrete getal, maar om de stijging of daling. Zeker is snelheid van rapporteren belangrijker dan 100% nauwkeurigheid. 98% is ook goed. Oftewel je kunt beter roeien met de KPI’s die je hebt, dan niet roeien of te laat beginnen met roeien.
In het MKB wordt bij de meest bedrijven niet met KPI’s gewerkt. Als het geld over de plinten klotst en je klanten super tevreden zijn hoeft het misschien ook niet. Maar als er voor je gevoel meer uit te halen valt, dan is het een must. In een bedrijf draait het net als in de sport om een goed resultaat. Net als bij fietsen is het hebben van een leuke tijd ook goed. Noem het dan alleen geen bedrijf, maar een hobby.
En een hobby mag geld kosten. Dat doet het zonder KPI’s overigens ook meestal.